Sous l’autorité de la directrice du pôle cadre de vie services techniques, vous assurez
l’assistance administrative du pôle technique, le suivi et la préparation budgétaire, l’appui
comptable, l’organisation et le suivi des commissions patrimoine et cadre de vie, et
diverses missions pour le pôle. Vous constituez un binôme avec la seconde assistante
administrative.
Missions principales
✓assurer l’accueil physique et téléphonique du service : réception des appels, prise de
messages, orientation du public et des appels vers les différents services
✓ réceptionner, traiter et diffuser l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, envoi
du courrier, classement, archivage de documents
✓ travaux de bureautique : rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux,
comptes rendus de réunion, procès-verbaux, rapports, arrêtés, …)
✓ saisir et affecter les fiches d’interventions dans le logiciel de suivi de l’activité du centre
technique
✓ suivre et mettre en forme des dossiers administratifs (assurance de la déclaration à
l’indemnisation, réception de travaux, contrats de tout type : classement, rangement,
référentiel, archivage, …)
✓ recevoir les demandes des usagers, leur apporter une réponse de suite, à défaut après
vérification ou recherches à mener
✓ centraliser les demandes des usagers et des services communaux nécessitant
l’intervention des services techniques dans l’outil de suivi des travaux
✓ rédiger des arrêtés de voirie et des DICT
✓ suivre la coordination de travaux
✓ préparer et mettre à jour des tableaux de bord et suivi de l’activité
✓ suivre le budget et les commandes :
o faire les demandes de devis
o relancer les fournisseurs et entreprises
o préparer les bons de commande validés par la direction en lien avec le pôle finances
✓ activités en soutien de l’assistante administrative en binôme
✓ toute autre mission confiée par le responsable hiérarchique
Profil recherché
Titulaire d’un niveau bac +2 dans le domaine des techniques administratives, secrétariat ou
tertiaire, ou bac+2/+3 dans le domaine juridique ou expérience similaire :
✓ maîtrise des outils informatiques de la bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
(exigée)
✓ maîtrise de la langue orale, aisance rédactionnelle (exigées)
✓ connaissances des techniques d’accueil et de secrétariat
✓ connaissances de l’environnement juridique, notions en marchés publics (appréciées)
✓ sens de l’organisation
✓ capacités d’adaptation et de gestion des urgences ou imprévus
✓ sens des relations humaines et de la communication interpersonnelle : courtoisie, écoute,
diplomatie
✓ rigueur, autonomie, curiosité, réactivité, prise d’initiatives, savoir rendre compte
✓ discrétion